Si ha cesado o renunciado al cargo el Administrador de Fincas colegiado en vuestra Comunidad de Propietarios y no sabéis que documentación debe entregaros, relacionamos de forma literal las pautas para la entrega de la misma según nuestro colegio profesional, a través de la comisión de unificación de criterios profesionales.:
«Una vez que el administrador conoce su cese, bien el día de la junta o bien el día que recibe la notificación del acuerdo adoptado al efecto, a partir del día siguiente comienzan a contar los plazos para entregar la documentación a la comunidad.
Los plazos establecidos para la efectiva entrega de la documentación son los siguientes:
–Un primer plazo de 10 días desde la efectividad de la remoción o renuncia para la entrega de toda aquélla documentación que sea necesaria para garantizar la gestión diaria y seguridad jurídica del cliente, así como el cumplimiento de las obligaciones periódicas (criterio colegial).
–Un segundo plazo de 45 días para la entrega del resto de la documentación al cierre contable
En la entrega de la documentación, deberá realizar una relación detallada que deberá ser firmada con un recibí del presidente.
Dentro del plazo de los 10 días deberá entregarse la siguiente documentación:
1. Listado de propiedades, coeficientes, propietarios, teléfonos, direcciones y forma de pago de los recibos, con especificación de las domiciliaciones bancarias.
2. Listado de las últimas cuotas emitidas, con indicación de posibles modificaciones o emisión de otras de carácter extraordinario. Debe indicarse el mes.
3. Fotocopia legible de la última nómina de los empleados. Debe indicarse el mes.
4. Fotocopia legible de los últimos seguros sociales pagados. Debe indicarse el mes.
5. Tarjeta de Identificación Fiscal y etiquetas.
6. Contrato de la cuenta corriente de la comunidad, con indicación de las personas que disponen de firma, así como de su carácter solidario o mancomunado.
7. Entrega de los talonarios y/ o pagarés, con indicación de la cantidad, entidad bancaria a la que pertenecen y la numeración de los cheques.
8. Listado de proveedores incluyendo, al menos, el teléfono de contacto.
9. Contratos de las pólizas de seguro que se tuvieran contratadas, con indicación del próximo vencimiento, así como del teléfono de asistencia si se tuviera contratada esta cobertura.
10. El libro de actas en curso, indicando ante quien está legalizado, numeración de las hojas y última acta transcrita en el mismo.
11. Copia de los estatutos si hubiere y de la División Horizontal si se dispusiere de la misma.
12. Copia de la última liquidación efectuada de los recibos que se pagan en finca. Debe indicarse el mes.
13. Sello de la Comunidad.
Dentro del plazo de los 45 días deberá completarse la entrega del resto de la documentación:
1. Fotocopia del documento de la 1ª entrega.
2. Fotocopia del anterior documento de entrega y recepción definitiva, si se dispusiera.
3. Libros de actas anteriores al que está en vigor, con indicación del número.
4. Contratos de mantenimiento de elementos o servicios comunes, con indicación del servicio, empresa y fecha de entrada en vigor.
5. Contratos de suministros de agua, luz, gas, gasóleo, etc… con indicación de las empresas suministradoras y la fecha de suscripción.
6. Contratos de alquiler de elementos comunes, con indicación de la zona alquilada, arrendatario y vencimiento.
7. Contrato para la realización de tratamientos por cuenta de terceros conforme LOPDCP.
8. Licencias de actividad y funcionamiento de las instalaciones, con indicación de la instalación y fecha.
9. Últimas revisiones o inspecciones periódicas reglamentarias, con indicación de la instalación, organismo de control y fecha de la revisión o inspección.
10. Alta del cliente en la Seguridad Social y Libro de Visitas.
11. Contratos de trabajos del personal, con indicación del empleado y tipo de contrato.
12. Histórico de los últimos 5 años de los Seguros Sociales (TC1 y TC2).
13. Expediente de personal: altas, bajas, instrucciones de trabajo, jubilaciones de empleados, documento de adhesión a una Mutua Laboral, etc…
14. Evaluación de riesgos laborales y plan de prevención.
15. Alta censal en la Agencia Tributaría.
16. Histórico de las liquidaciones de IRPF e IVA de los 4 últimos años.
17. Expedientes de grandes obras o renovaciones totales de elementos o instalaciones comunes, con indicación de la instalación y fecha de la ejecución.
18. Expediente de procedimientos judiciales, con indicación si están en vigor o finalizados.
19. Registro de correspondencia.
20. Soporte contable de los últimos 5 ejercicios cerrados.
21. Soporte contable del ejercicio o ejercicios en curso.
22. Liquidaciones de los recibos que se pagan en finca o despacho de la Administración del ejercicio o ejercicios en curso.
23. Relación detallada de los recibos pendientes de pago al día del cese o efectividad de la renuncia.
24. Informe contable del último ejercicio aprobado por el cliente, con inclusión de los recibos pendientes de pago y de los saldos por propiedad si los hubiere.
25. Estado contable del ejercicio en curso a la fecha del cese o efectividad de la renuncia, con liquidación de saldos si el cliente lo efectúa al cierre de cada ejercicio.
26. Conciliación de la cuenta de bancos con el cierre contable a la fecha del cese o efectividad de la renuncia.
26. Soportes contables posteriores a la fecha del cese o efectividad de la renuncia.
27. ID Mandatos.
28. Observaciones.
El traspaso de la documentación se realizará en el despacho del administrador saliente o en el lugar que libremente acuerden las partes.
No obstante, en el pacto contractual rige la libre voluntad de las partes, incluso en los plazos de entrega/recepción de documentos.
Con independencia de los plazos que sean de aplicación, la entrega de la documentación debe estar siempre presidida por el principio de la buena fe de forma que el administrador saliente no retrase ni dificulte intencionadamente dicha entrega.»
Más info: Colegio Profesional de Administradores de Fincas de Madrid
Hasta nuestra próxima noticia.
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